Intranet sécurisé et gestion de documents GED

Une GED, cela sert à quoi ?

La Gestion Electronique de Documents est utile pour rassembler l’ensemble des techniques et pratiques nécessaires pour la gestion des différents flux de documents au sein d’une entreprise.

Si une entreprise doit numériser un grand nombre de documents papier, il est alors indispensable de structurer ces documents afin de pouvoir les retrouver facilement et les mettre éventuellement à disposition de vos clients : documents techniques, contrats, attestations,…  la liste est longue et les besoin sont nombreux. C’est dans ce genre de situation que l’on installe une G.E.D.

Utiliser correctement une GED se divise en plusieurs phases :

L’acquisition des documents.
La hiérarchisation des documents.
Le stockage complet des documents.
La diffusion des documents aux personnes concernées.
La maintenance du système, sauvegardes, mises à jours…

Une GED répond à des besoins précis et pressants.

Depuis quelques années maintenant, nous gérons leurs sites d’entreprises, ils nous ont demandé d’étudier la diffusion en ligne de leurs documents à des fins internes et externes.

Cerescontrol et Bevelec, sont deux entreprises qui réalisent des audits de contrôles pour des installations sportives, ludiques et installations électriques.

Leurs clients : des grands comptes, campings, hôtels, mairies, administrations… la liste est longue. Cela représente maintenant des dizaines de gigas de documents. Il est devenu complexe de gérer les demandes de duplicatas, de demandes ou de suivis des contrôles, d’où la décision de mettre en ligne ces documents et de donner l’accès aux entreprises concernées.

Quels Outils pour une GED ?

Ayant une bonne connaissance de Joomla, une précédente GED avait déjà été réalisée pour Etoiles de France et Funéraires de France , deux entreprises également spécialisées dans les audits officiels (COFRAC). Nous avons naturellement cherché une solution autour de cet outil, sans pour autant fermer la portes aux nouveautés disponibles avec WordPress.

Mais il a rapidement fallu se rendre à l’évidence que le couple Joomla et Edocman répondait à 100% de nos besoins. Avec en plus la possibilité de customiser le code afin de le rendre plus proche des besoins du client.

Edocman pour Joomla, construire une GED, en bref: 

  • Restrictions basées sur les groupes
  • Indexation PDF
  • Catégories imbriquées
  • Téléchargement avec glisser déposer
  • Importation en masse ou par lots
  • Structure des dossiers
  • Gestion des documents (Archives)
  • Aperçu des documents, pdf, photos… 
  • Galeries photos
  • Possibilité aux utilisateurs d’ajouter leurs documents

Mon conseil pour réussir votre GED. 

Prenez votre temps, consultez les intervenants, créez un petit groupe de travail. Dans cet exemple, un travail de réflexion avec une idée précise des besoins a pris plusieurs mois. Ne pas se précipiter, une fois le projet lancé il faut avoir le moins de surprises possibles.

Par exemple dans ce contexte, le travail s’est étalé sur 6 mois avec 1 mois de mise en place environ, entre les différents allez et retours et tests. Il faut que l’entreprise continue à tourner, puis 2, 3 mois d’attente et d’observations afin de voir ce qu’il manquait et ce qu’il fallait ajuster.  

Pascal Bazzea – 19/02/2022

Laisser un commentaire